Mide el recorrido.
Desde el origen.

Acuerda qué es una consulta, qué condiciones debe cumplir una cita cualificada y qué significa un tratamiento aceptado en tu clínica. Una cita reservada no es una asistencia; un presupuesto presentado no es un presupuesto aceptado.

Establece quién actualiza cada estado: recepción confirma las citas y registra asistencias; el profesional documenta la valoración; la persona responsable del presupuesto registra su aceptación. Si estas tareas no tienen dueño, el informe pierde utilidad.

• Consulta: una persona deja un medio de contacto y una petición.
• Cita reservada: existe día y hora en la agenda.
• Cita asistida: la visita ha tenido lugar.
• Presupuesto presentado: la clínica ha entregado una propuesta.
• Tratamiento aceptado: consta la aceptación del presupuesto.
• Cobro: se ha recibido el pago. No equivale por sí solo a facturación ni a aceptación.

Conserva el origen de cada contacto: canal, campaña, tratamiento y fecha de entrada. Cuando esa persona reserve, el vínculo debe continuar en la ficha y en el presupuesto; crear otra ficha sin relacionarla puede contar dos veces a la misma persona.

Revisa cómo se atribuyen llamadas y contactos que llegan por varios canales. Atribuir todo a la última conversación oculta el trabajo anterior; atribuirlo todo al primer anuncio también puede simplificar demasiado. Usa el mismo criterio durante la comparación y explica sus límites.

• Deduplica contactos antes de contar pacientes nuevos.
• Separa pacientes nuevos de reactivaciones.
• Identifica contactos sin origen; no los asignes a una campaña por intuición.
• Evita enviar datos clínicos, nombres o contenido de consultas a herramientas de analítica.

La inversión en Google y Meta se paga a las plataformas. Los honorarios son el trabajo de la agencia y el software incluido. Para analizar el coste total de captación, conserva ambos conceptos y decide cómo repartir el setup, sin esconderlo.

Coste por cita asistida = coste atribuido al periodo ÷ citas asistidas atribuibles. Coste por tratamiento aceptado = coste atribuido ÷ tratamientos aceptados atribuibles. Si no hay resultados en el denominador, muestra que aún no se puede calcular; no sustituyas el dato por cero.

El importe de presupuestos aceptados no es el margen de la clínica. Revisa también costes de tratamiento, cancelaciones, pagos parciales y cobros pendientes antes de decidir si una campaña es rentable.

Un contacto recibido hoy puede aceptar después. Si comparas el gasto de esta semana con aceptaciones de contactos antiguos, mezclarás recorridos. Puedes revisar por fecha de entrada del contacto y dejar tiempo para que madure cada grupo.

Ejemplo ilustrativo, sin datos de clientes: dos campañas reciben solicitudes. Una consigue reservas rápidas pero muchas ausencias; la otra recibe menos solicitudes y más valoraciones con presupuesto aceptado. Mirar solo formularios haría elegir la primera sin conocer el resultado completo.

La revisión debe terminar con una acción y una persona responsable. Cambia una hipótesis concreta y vuelve a observar el mismo indicador, manteniendo visibles las limitaciones de los datos.

• Muchas consultas y pocas reservas: revisa encaje del mensaje, disponibilidad y respuesta.
• Muchas reservas y pocas asistencias: revisa confirmaciones, recordatorios y facilidad para reprogramar.
• Muchas valoraciones y pocas aceptaciones: revisa claridad del presupuesto, seguimiento y encaje de la demanda.
• Aceptaciones sin cobros: revisa el estado del pago antes de atribuir ingresos.
• Pocos datos: corrige el registro antes de cambiar todas las campañas.

Quraly utiliza Gestión Pro para conectar campañas, seguimiento, agenda y presupuestos. Los planes de marketing incluyen el software y un equipo que gestiona la captación. En una auditoría se revisan tu punto de partida y el presupuesto publicitario necesario; no se presume un mínimo no acordado.

• ¿Están acordadas las definiciones de cada etapa?
• ¿Cada contacto mantiene su origen al pasar a paciente?
• ¿Están registrados asistencia, presupuesto y aceptación?
• ¿Se distinguen honorarios, publicidad, setup y cobros?
• ¿Se comparan contactos con un tiempo de seguimiento similar?
• ¿Hay una acción concreta para el punto de mayor pérdida?